1.8.2 From Multilevel Description to Multidimensional Description
Ένας ακόμα πυλώνας του ΔΙΠΑΠ είναι η "πολυεπίπεδη περιγραφή" που σημαίνει την περιγραφή σε επίπεδο αρχείου ως μία μοναδική και ολοκληρωμένη οντότητα, σε μια μοναδική ιεραρχία που περιλαμβάνει τον εαυτό της self-contained hierarchy. Το RiC-CM μοντελοποιεί αυτό που θα μπορούσε να περιγραφεί ως πολυδιάστατη περιγραφή, που μπορεί να πάρει τη μορφή ενός γράφου ή ενός δικτύου. Με αυτόν τον τρόπο ικανοποιεί και την πολυεπίπεδη περιγραφή αλλά παράλληλα υπηρετεί και την ευρύτερη αντίληψη για την προέλευση που περιγράφηκε παραπάνω Το πολυδιάστατο μοντέλο επιτρέπει την κλασική πολυεπίπεδη περιγραφή στο μοντέλο του fonds (ή record group), αλλά επίσης βλέπει τα αρχεία σε ευρύτερο πλαίσιο σε σχέση με άλλα έγγραφα, αρχεία, agents, functions, mandates κλπ. Το άμεσο πλαίσιο κάθε αρχείου τεκμηριώνεται παρόλο που τα όριά του είναι διαπερατά καθώς υπάρχει μέσα από στρώσεις επιπρόσθετου πλαισίου που περιέχουν άλλα αρχεία. Το μοντέλο επιτρέπει την εκπλήρωση του Respect des fonds, αλλά επιτρέπει την χρήση και σε άλλους τύπους Record sets με περίπλοκη καταγωγή (για παράδειγμα μία σειρά που τεκμηριώνει μία λειτουργία που ασκείται διαδοχικά από διάδοχες υπηρεσίες)
Τα παραπάνω δεν σημαίνουν άρνηση της ιεραρχικής περιγραφής ως τέτοια, για παράδειγμα μία σειρά αποτελείται από υποσειρές που με τη σειρά τους περιέχουν φακέλους.
Στο μοντέλο διαχωρίζονται οι ιδιότητες και οι σχέσεις μεταξύ των Record Set ως τέτοιου και των ξεχωριστών/μεμονωμένων Records που περιλαμβάνονται μέσα σε ένα RS. Η προέλευση του RS μπορεί να σχετίζεται με την προέλευση κάποιων ή όλων των εγγράφων που περιέχει, όμως οι προελεύσεις των δύο οντοτήτων είναι διακριτές.Με άλλα λόγια ενώ ο παραγωγός ενός RS και ενός R μπορεί να είναι ο ίδιος η η πράξη της παραγωγής ενός R είναι διαφορετική από την πράξη παραγωγής του RS.
Η περιγραφή των Records που περιέχονται μέσα σε ένα Record Set διακρίνεται, επιπλέον σε δύο κατηγορίες:
α) Μία περιληπτική περιγραφή των Records που περιέχονται (για παράδειγμα οι χρονολογίες παραγωγής των Records)
β) Τις διαμοιραζόμενες ιδιότητες ή σχέσεις των Records που τα κατηγοριοποιούν ως μέλη ενός Record Set (για παράδειγμα τεκμηριώνουν την ίδια λειτουργία ή ανήκουν στην ίδια Documentary Form).
α) Μία περιληπτική περιγραφή των Records που περιέχονται (για παράδειγμα οι χρονολογίες παραγωγής των Records)
β) Τις διαμοιραζόμενες ιδιότητες ή σχέσεις των Records που τα κατηγοριοποιούν ως μέλη ενός Record Set (για παράδειγμα τεκμηριώνουν την ίδια λειτουργία ή ανήκουν στην ίδια Documentary Form).
Η διάκριση μεταξύ των τύπων και των σκοπών των ιδιοτήτων και των σχέσεων στο εσωτερικό του Record Set έχει ως πρόθεση να δώσει μεγαλύτερη διανοητική σαφήνεια στην περιγραφή, να την εξειδικεύσει και να καταστήσει μηχαναγνώσιμη την "κληρονομικότητα της περιγραφής". Η περιγραφή των Record Sets ως τέτοιων και η περιληπτική περιγραφή των Records που περιέχoyn είναι διανοητικά μόνο κληρονομική ως πλαίσιο για τα Records που περιέχει. Οι περιληπτικές ιδιότητες δεν είναι ιδιότητες των περιεχόμενων Records ως τέτοιων αλλά μία επισκόπηση αυτών, περιορισμένη στην αφαίρεση. Ωστόσο οι διαμοιρασμένεες ιδιότητες ή σχέσεις μεταξύ του RS-R νομιμοποιούνται να εκληφθούν ως ιδιότητες και σχέσεις κάθε Εγγράφου – μέλους ενός RS. Για παράδειγμα αν όλα τα Records σε ένα Record Set αντανακλούν μία συγκεκριμένη Λειτουργία τότε κάθε μοναδικό Record μπορεί να περιλαμβάνει μια σχέση με την Λειτουργία.
Σχολιασμός:
Οι δύο πρώτες παράγραφοι έχουν να κάνουν με τη νέα θεώρηση της αρχειακής περιγραφής (ή καλύτερα της περιγραφής εγγράφων και αρχείων). Η κύρια κριτική που δέχτηκε το ISAD (G) ήταν ότι η θεώρησή του ήταν μονοδιάστατη και δεν μπορούσε να εξυπηρετήσει άλλες θεωρητικές και πρακτικές προσεγγίσεις (κυρίως το σύστημα των σειρών όπως αναπτύχθηκε στην Αυστραλία).
Οι επόμενες παράγραφοι αφιερώνονται στη σχέση Record και Record Set. Επικρατεί μία σύγχυση και ασάφεια στην διατύπωση ωστόσο μάλλον θέλει να πει δύο πράγματα: α) Ότι οι προελεύσεις τους είναι διακριτές (πρακτικά τα RS έχουν παραγωγούς τα R έχουν συντάκτες, συγγραφείς κλπ). Αυτό είναι κρίσιμο για τα αρχεία, κυρίως τα ηλεκτρονικά που παρουσιάζουν πολλές ιδιομορφίες. β) Δεν ισχύει αναγκαστικά η κληρονομικότητα των ιδιοτήτων από τα RS στα R όπως υπονοεί σαφώς το ISAD (G) με τον κανόνα περί μη επανάληψης των πληροφοριών. Γίνεται δεκτό ότι κάποιες ιδιότητες μπορεί να είναι κοινές κάποιες άλλες όμως ανήκουν στις δύο οντότητες ξεχωριστά γεγονός που τις καθιστά και διακριτές οντότητες. Αυτό είναι κρίσιμο γιατί στον νέο κόσμο των linked data και του διαμοιρασμού των περιγραφών κάθε κομμάτι δεδομένων θα πρέπει να μεταφέρει τις πληροφορίες που το αφορούν.