1.5 Provenance, Context, and Description (Προέλευση, πλαίσιο και περιγραφή)
Με το RiC-CM υιοθετείται και εφαρμόζεται ρητά η διευρυμένη αντίληψη για την αρχή της προέλευσης (principle of provenance) που επικρατεί στην σύγχρονη αρχειονομία. Καταρχάς δηλώνεται ότι η αρχή έχει δύο όψεις. Τον σεβασμό των αρχείων (respect des fonds) και τον σεβασμό της αρχικής τάξης. Αφού παρουσιάζουν την παραδοσιακή πρόσληψη της αρχής, οι συντάκτες του προτύπου ανατρέχουν στην ιστορία της. Αναφέρεται ότι η αρχή αναδείχθηκε τον 19ο αιώνα και αποσκοπεί: α) στην εξασφάλιση της ακεραιότητας του συσσωρευμένου υλικού (σεβασμός των αρχείων), β) στην κατανόηση των συσχετίσεων ανάμεσα στα έγγραφα και τις συσσωρεύσεις ως απόδειξη του πως αυτά χρησιμοποιήθηκαν (σεβασμός της αρχικής τάξης).
Συνεχίζοντας οι συντάκτες κάνουν μια ανακεφαλαίωση της κριτικής που έχουν δεχτεί οι δύο όψεις της αρχής.
Α) Σεβασμός των αρχείων
Η όψη αυτή δίνει έμφαση στη μία οντότητα που συσσώρευσε/συγκέντρωσε ένα σώμα εγγράφων και συχνά δεν αντανακλά την κοινωνική και υλική περιπλοκότητα της δημιουργίας των εγγράφων. Άτομα και ομάδες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, αρχεία μεταφέρονται και ενσωματώνονται σε άλλα σύνολα, το διανοητικό περιεχόμενο των εγγράφων μπορεί να σχετίζεται με το περιεχόμενο άλλων εγγράφων, ενώ παράλληλα ένα έγγραφο, ένα αρχείο ή οποιαδήποτε συσσώρευση εγγράφων μπορούν να έχουν από κοινού παραχθεί από μία ή περισσότερες οντότητες (φυσικά πρόσωπα ή ομάδες).
Παράλληλα, στη σύγχρονη εποχή αναδεικνύονται έντονα προβλήματα συγγραφικής υπεθυνότητας, ιδιοκτησίας και κατοχής με την επικράτηση του συλλογικού editing σε ένα ψηφιακό και διαδικτυωμένο περιβάλλον και των υπηρεσιών απομακρυσμένης αποθήκευσης (βλ. υπηρεσίες cloud).
Όλα τα παραπάνω οδηγούν στο συμπέρασμα ότι η προέλευση είναι κάτι πιο περίπλοκο από αυτό που χρόνια τώρα θεωρείται και ότι κάθε αρχείο δεν υπάρχει σε απομόνωση αλλά μέσα σε στρώσεις αλληλένδετων πλαισιώσεων στο παρελθόν στο παρόν και το μέλλον.
Η όψη αυτή δίνει έμφαση στη μία οντότητα που συσσώρευσε/συγκέντρωσε ένα σώμα εγγράφων και συχνά δεν αντανακλά την κοινωνική και υλική περιπλοκότητα της δημιουργίας των εγγράφων. Άτομα και ομάδες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, αρχεία μεταφέρονται και ενσωματώνονται σε άλλα σύνολα, το διανοητικό περιεχόμενο των εγγράφων μπορεί να σχετίζεται με το περιεχόμενο άλλων εγγράφων, ενώ παράλληλα ένα έγγραφο, ένα αρχείο ή οποιαδήποτε συσσώρευση εγγράφων μπορούν να έχουν από κοινού παραχθεί από μία ή περισσότερες οντότητες (φυσικά πρόσωπα ή ομάδες).
Παράλληλα, στη σύγχρονη εποχή αναδεικνύονται έντονα προβλήματα συγγραφικής υπεθυνότητας, ιδιοκτησίας και κατοχής με την επικράτηση του συλλογικού editing σε ένα ψηφιακό και διαδικτυωμένο περιβάλλον και των υπηρεσιών απομακρυσμένης αποθήκευσης (βλ. υπηρεσίες cloud).
Όλα τα παραπάνω οδηγούν στο συμπέρασμα ότι η προέλευση είναι κάτι πιο περίπλοκο από αυτό που χρόνια τώρα θεωρείται και ότι κάθε αρχείο δεν υπάρχει σε απομόνωση αλλά μέσα σε στρώσεις αλληλένδετων πλαισιώσεων στο παρελθόν στο παρόν και το μέλλον.
Β) Ο σεβασμός της αρχικής τάξης
α) Πρόκειται για τη φυσική ή τη διανοητική τάξη; Στις μέρες μας κατανοείται ως η διανοητική τάξη αλλά αυτή η θέση δεν είναι κοινή σε όλους.
β) Για ποιά αρχική τάξη μιλάμε στην περίπτωση που δεν υπάρχει ή έχει σοβαρά διαταραχθεί;
γ) Και το σημαντικότερο: Τί σημαίνει αρχική τάξη; Με τον όρο αυτόν κατανοείται η κατάσταση των εγγράφων σε μια συγκεκριμένη στιγμή, όταν αυτά μεταφέρονται στο Αρχείο και αντανακλά την τελευταία χρήση τους. Τα έγγραφα, στη διάρκεια της ζωής τους έχουν αναδιοργανωθεί πολλές φορές, η τάξη των εγγράφων είναι δυναμική
Και τα δύο και ο σεβασμός των αρχείων και ο σεβασμός της αρχικής τάξης είναι αρχειακά αξιώματα όχι του records management. Και τα δύο διακρίνονται για την αναδρομικότητά τους ενώ στο πλαίσιο της παραγωγής και χρήσης του υλικού η οπτική τόσο του records manager όσο και ενός ατόμου που διαχειρίζεται τα δικά του έγγραφα επικεντρώνεται στις άμεσες ανάγκες τους. Το αρχείο και η εσωτερική τάξη βρίσκονται σε μία κατάσταση συνεχούς γίγνεσθαι.
Η ταξινόμηση και περιγραφή μίας συσσώρευσης εγγράφων είναι μια διανοητική δραστηριότητα διαφορετική από την φυσική αρχειοθέτηση/αποθήκευση, όπως συχνά νοείται η αρχή της αρχικής τάξης. Η τελευταία εξυπηρετεί διαχειριστικούς σκοπούς και η όποια σχέση υπάρχει ανάμεσα στην φυσική αποθήκευση και την διανοητική ταξινόμηση και περιγραφή αποτελεί μία όψη / πτυχή της πλαισίωσης των εγγράφων.
α) Πρόκειται για τη φυσική ή τη διανοητική τάξη; Στις μέρες μας κατανοείται ως η διανοητική τάξη αλλά αυτή η θέση δεν είναι κοινή σε όλους.
β) Για ποιά αρχική τάξη μιλάμε στην περίπτωση που δεν υπάρχει ή έχει σοβαρά διαταραχθεί;
γ) Και το σημαντικότερο: Τί σημαίνει αρχική τάξη; Με τον όρο αυτόν κατανοείται η κατάσταση των εγγράφων σε μια συγκεκριμένη στιγμή, όταν αυτά μεταφέρονται στο Αρχείο και αντανακλά την τελευταία χρήση τους. Τα έγγραφα, στη διάρκεια της ζωής τους έχουν αναδιοργανωθεί πολλές φορές, η τάξη των εγγράφων είναι δυναμική
Και τα δύο και ο σεβασμός των αρχείων και ο σεβασμός της αρχικής τάξης είναι αρχειακά αξιώματα όχι του records management. Και τα δύο διακρίνονται για την αναδρομικότητά τους ενώ στο πλαίσιο της παραγωγής και χρήσης του υλικού η οπτική τόσο του records manager όσο και ενός ατόμου που διαχειρίζεται τα δικά του έγγραφα επικεντρώνεται στις άμεσες ανάγκες τους. Το αρχείο και η εσωτερική τάξη βρίσκονται σε μία κατάσταση συνεχούς γίγνεσθαι.
Η ταξινόμηση και περιγραφή μίας συσσώρευσης εγγράφων είναι μια διανοητική δραστηριότητα διαφορετική από την φυσική αρχειοθέτηση/αποθήκευση, όπως συχνά νοείται η αρχή της αρχικής τάξης. Η τελευταία εξυπηρετεί διαχειριστικούς σκοπούς και η όποια σχέση υπάρχει ανάμεσα στην φυσική αποθήκευση και την διανοητική ταξινόμηση και περιγραφή αποτελεί μία όψη / πτυχή της πλαισίωσης των εγγράφων.
Ρόλος αρχειονόμων
Πέρα από τα παραπάνω όλο και περισσότερο οι αρχειονόμοι διερωτώνται την δική τους συμβολή στην δημιουργία των αρχείων (σημ. διηνεκούς αξίας), δηλ. τον ρόλο τους στην διαμόρφωση της ιστορικής και κοινωνικής μνήμης (what is remembered and how it is remembered).
Οι αρχειονόμοι δεν είναι οι αμερόληπτοι φύλακες του Jenckinson οι αποφάσεις επιλογής και εκκαθάρισης που πραγματοποιούν καθορίζουν ποια αρχεία θα διατηρηθούν και ποια όχι, η μνήμη είναι επιλεκτική. Τόσο τα έγγραφα που διατηρούνται όσο και αυτά που απομακρύνονται αποτελούν σημαντικές όψεις του πλαισίου και της ιστορίας του αρχείου και άρα πρέπει να περιγραφούν οι δράσεις των αρχειονόμων προκειμένου να αξιολογηθεί και να κατανοηθεί το αρχείο που παρέμεινε στο διηνεκές. Οι απώλειες αρχείων έχουν τις ίδιες συνέπειες. Και οι δύο καθορίζουν και την ακεραιότητα ή την απώλεια ενός αρχείου.
Επιπλέον οι αρχειονόμοι αναγνωρίζουν ότι το σύγχρονό τους κοινωνικό και ιστορικό πλαίσιο καθορίζει τις επιλογές τους και την εργασία τους, και άρα η αρχειακή προοπτική είναι μία ανάμεσα σε πολλές άλλες πιθανές προοπτικές και τα ίδια τα έγγραφα αναδύονται σε περίπλοκα πλαίσια.
Το συμπέρασμα είναι ότι η αρχειακή περιγραφή δεν θα είναι ποτέ τέλεια, ότι πάντα θα υπάρχει η πρόκληση να βελτιωθεί, να εκφράσει την πολυπλοκότητα του πλαισίου και να εξειδικεύσει τους ρόλους των αρχειονόμων και των διαχειριστών ενεργών αρχείων
Πέρα από τα παραπάνω όλο και περισσότερο οι αρχειονόμοι διερωτώνται την δική τους συμβολή στην δημιουργία των αρχείων (σημ. διηνεκούς αξίας), δηλ. τον ρόλο τους στην διαμόρφωση της ιστορικής και κοινωνικής μνήμης (what is remembered and how it is remembered).
Οι αρχειονόμοι δεν είναι οι αμερόληπτοι φύλακες του Jenckinson οι αποφάσεις επιλογής και εκκαθάρισης που πραγματοποιούν καθορίζουν ποια αρχεία θα διατηρηθούν και ποια όχι, η μνήμη είναι επιλεκτική. Τόσο τα έγγραφα που διατηρούνται όσο και αυτά που απομακρύνονται αποτελούν σημαντικές όψεις του πλαισίου και της ιστορίας του αρχείου και άρα πρέπει να περιγραφούν οι δράσεις των αρχειονόμων προκειμένου να αξιολογηθεί και να κατανοηθεί το αρχείο που παρέμεινε στο διηνεκές. Οι απώλειες αρχείων έχουν τις ίδιες συνέπειες. Και οι δύο καθορίζουν και την ακεραιότητα ή την απώλεια ενός αρχείου.
Επιπλέον οι αρχειονόμοι αναγνωρίζουν ότι το σύγχρονό τους κοινωνικό και ιστορικό πλαίσιο καθορίζει τις επιλογές τους και την εργασία τους, και άρα η αρχειακή προοπτική είναι μία ανάμεσα σε πολλές άλλες πιθανές προοπτικές και τα ίδια τα έγγραφα αναδύονται σε περίπλοκα πλαίσια.
Το συμπέρασμα είναι ότι η αρχειακή περιγραφή δεν θα είναι ποτέ τέλεια, ότι πάντα θα υπάρχει η πρόκληση να βελτιωθεί, να εκφράσει την πολυπλοκότητα του πλαισίου και να εξειδικεύσει τους ρόλους των αρχειονόμων και των διαχειριστών ενεργών αρχείων
Σκοπός του RiC είναι να βοηθήσει τους αρχειονόμους να βελτιώσουν την αρχειακή περιγραφή